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報告」はタイミングと方法をおさえる
「報告」は、「上司に求められた時」だけではなく「適切なタイミングで行うこと」が重要です。特に、「報告」は聞かれるまで待つのではなく、自らすることが大切です。
報告をするべき主なタイミングは、以下の6つになります。
1. 指示された仕事が終わったとき
2. 長期の仕事の進行状況の中間報告
3. 仕事の進め方に変更が必要なとき
4. 新しい情報を入手したとき
5. 仕事に対する新しい改善方法を見つけたとき
6. ミスをしたとき
また、良いことだけではなく、ミスやトラブルなどの悪いことも報告しましょう。
次に、「報告」の方法に関してですが、口頭ベース、記述ベースの、2つの手段が考えられます。
急ぎ・簡単な内容ならば、「口頭ベース」
急ぎの場合や、簡単な「報告」の場合は口頭で行います。その際に、結論から伝えるように心がけましょう。結論のあとに、経過や状況・原因を伝えます。
事実と自分の意見をきちんと分けて伝えることも大切です。事実と個人的な意見を混同して伝えると、上司の誤った判断を招く可能性があります。
それでも意見を求められた時は「私の意見といたしましては」「私は○○のように感じました」など、それが個人の意見であり推測であることをはっきりさせます。
内容が複雑・関係者が多いならば、「記述ベース」
内容が複雑な場合や、対象が複数人いる場合、そしてある程度のまとまった時間をとって「報告」を行う場合には記述ベースの「報告」を行います。
基本的なポイントは口頭ベースと変わりませんが、記述ベースの場合は資料を用いたものやメールでの報告となるので、グラフや図式を用いて分かりやすく伝えることを心がけましょう。
「連絡」は正確な情報を、簡潔かつ迅速に
「連絡」をするにあたり、大切なポイントを以下にまとめました。
①連絡内容の確実な把握をする
「連絡」をするにあたり、伝える本人は連絡内容の確実な把握をすることが求められます。決定/未定なのかを確認したうえで、できるだけ正確に伝えましょう。
「雨が降っても、花見は開かれるみたいです」「次の会議は、今月中に開かれるようです」といった曖昧な連絡は、聞いた者が混乱してしまいます。
②簡潔かつ迅速な「連絡」を心がける
「連絡」に際して、その連絡で結局何が伝えたいのかを考えることが大切です。
例えば、「次回の会議の日程について営業部で話し合った結果、月の頭でやるか、半ばでやるか、月末でやるか意見が割れ、会議の日程について色々揉めましたが、最終的に部長の一存で月末に決まりました。」という連絡では伝えたいことがいまいち伝わりません。
結局何が伝えたいのかを考えると「次回の会議の日程は月末に行われます。具体的な日付と時間は追って連絡します。」という簡潔な内容になります。
連絡する内容が決まったら、それを関係者全員に迅速に伝えましょう。
その際に、できるだけ直接伝えます。第三者に伝言を依頼した場合、内容が正しく伝わらなかったり、遅れて伝わったりしてしまう可能性が生じます。
③連絡手段は用途によって使い分ける
「連絡」の手段は、簡単なものでしたら口頭や電話、メール等で済ませます。多数の者に知らせる場合や、内容が数字やグラフ、図表を伴う複雑なものでしたら文書で行いましょう。
「相談」は1. 現状、2. 目指すべきところ、3. 現状までのプロセスに分けて情報整理
「相談」は伝える情報に最善の注意を払う必要があります。
相談する自分がどのような情報をもっているのかを整理するのと同時に、相談をする相手にそれをどうやったら分かりやすく伝えることができるかが大切です。
良いアドバイスをもらうためには分かりやすくてアドバイスのしやすい相談を心がけましょう。
まずは自分の相談したい事柄を下記のように整理しましょう。
1. 相談したい事柄の現状(現状)
2. 相談したい事柄の目指しているところ(目指すべきところ)
3. 相談する前にすでにやったこと、それをやった後に目指している状態にならなかった理由(現状までのプロセス)
相談したい事柄を整理できれば、後はそれにもとづいて相談するだけです。
現状と目指すべきところのギャップを自分で理解し、今まで行ったことを振り返ることで、相談する前に自分で見直すことができ、場合によっては相談が必要なくなるかもしれません。
大切なのは自分の相談するべき事柄が何なのかを、まずは明らかにすることです。
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